/ / 2012 » Октябрь » 23

Как научиться управлять рабочим временем – пять правил тайм-менеджмента

Категория:
Работа

Время относится к тем ресурсам, которые не подлежат восстановлению. Об этом знают все, но мало кто воспринимает это серьезно. Самое главное, что нужно знать о процессе организации своего рабочего времени, – это то, что собранность и концентрация внимания дадут вам больше свободных часов на отдых.

Тщательно планируйте своё время

Девушка занята планированием рабочего времени

У каждого свой стиль работы, но одно правило справедливо для всех – необходимо создать систему. Для этого подойдет любой ежедневник, хотя если есть выбор, то лучше остановиться на электронном – он удобнее бумажного.

Чем больше пунктов в него будет вписано, тем лучше. В органайзер нужно заносить все задания, даже такие, как «налить себе чашку кофе». Вычеркивая их, вы будете каждый раз получать положительный эмоциональный заряд. Но главное в этом процессе – обозначение всех рабочих проблем. Добавляя новую строчку в список, вы будете думать, как их решить.

Сосредоточьтесь на управлении

Чтобы система управления рабочим временем работала, необходимо привести в порядок свою электронную почту и ту информацию, которую вы получаете по телефону.

Составлять список заданий на день приходится с утра, поэтому ваши коллеги должны знать, что первые 45 минут своего рабочего времени вы готовите расписание, и беспокоить вас в это время нельзя. Когда они заметят, что вы стали работать лучше, вас действительно перестанут отвлекать. С утра и в течение всего дня устраивайте себе пятиминутные перерывы каждый час.

Расставьте приоритеты

Важность каждого дела зависит не только от того, как срочно его нужно выполнить, но и от того, сколько времени оно у вас занимает. Решайте легкие проблемы по мере их возникновения. Если ответ на электронное письмо займет у вас пару минут, не тяните, ответьте сразу, иначе это будет отвлекать вас весь день.

Чтобы сохранить восприятие свежим, переключайте внимание только между большими делами и чередуйте сидение за компьютером с переговорами.

Работайте с проектами

Для эффективного управления рабочим временем, многие задания приходится выполнять поэтапно. Берясь за такой проект, распишите все шаги, которые вы должны сделать. Например, чтобы создать базу контактов для всего отдела, вы должны сначала собрать информацию у своих коллег, потом найти дополнительные данные в других источниках, затем все это структурировать, ввести в нужную программу и протестировать.

Каждый из этих пунктов должен быть внесен в ваш органайзер отдельно. А самым полезным будет любая, даже приблизительная, попытка спрогнозировать количество потраченного времени и результат. Можете быть уверены, что с каждым разом расчеты будут становиться точнее.

Обсуждайте только дело

Самый простой способ израсходовать время – устроить совещание. Начиная его, вы должны четко объяснить коллегам цель собрания и сказать, как долго оно будет продолжаться.

Ни в коем случае нельзя допускать пауз в обсуждении и без конца повторять вопрос (или упрек), на который никто не может ответить. Результатом каждой встречи должен быть план последующих действий и назначение ответственных за их выполнение.



avatar