/ / 2013 » Февраль » 16

Как собрать большое количество людей для конференции

Категория:
Бизнес

Организовать встречу для большего количества людей? Это требует хорошей организации и много работы.

Прочтите следующие рекомендации, они должны Вам немного облегчить эту задачу.

Бизнес конференция за окнами офисного здания

Мы начинаем конференцию:

  • Укажите характер конференции: Когда? Где? Как долго?
  • Привлеките поддержку со стороны коллег и создайте команду;
  • Разработайте программу конференции;
  • Составьте график подготовки и реализации;
  • Забронируйте место для конференции;
  • Спланируйте и оцените расходы, закажите питание;
  • Подумайте об обслуживании тех, кто приедет раньше до запланированного времени начала конференции;
  • Если это необходимо, запросите изменения интерьера зала;
  • Определите бюджет и предоставьте дополнительные средства;
  • Определите способ оплаты – наличные деньги, дорожные чеки или кредитные карты.

Информирование докладчиков и аудитории:

  • Позаботьтесь о рекламе: буклет, веб-сайт, газета. Они должны содержать всю необходимую информацию – что, где, когда, продолжительность и на каком языке;
  • Обеспечьте максимально широкий охват, используйте все возможности подключения к сети, связанные предметом объявления;
  • Сохраните все заявки от лиц, заинтересованных в сотрудничестве, предложения речи и их контактную информацию;
  • Группа должна разработать программу с учетом всех перерывов.

Бронирование места:

  • Вторая волна рекламы должна содержать точные данные относительно оплаты, заказа и формы оплаты;
  • Точно сохраняйте бронирование гостей, способ оплаты и их данные;
  • Скажите о том, что делать, как сесть на место.

Подготовка:

  • В случае необходимости – наклейки, брошюры, программа;
  • Подготовка звуковой системы;
  • Проверить бронирование конференц-залов, динамики, буфет и питания, оборудование AV;
  • Будьте готовы к тому, что встреча может быть отменена.

В день конференции:

  • Приезжайте на место рано утром;
  • Включите телефон и убедитесь, что у вас есть все необходимые номера;
  • Проверьте оборудование, все ли в порядке;
  • Держите все запланированное во внимании, не пускайте на самотек.

После конференции:

  • Проверьте кто на самом деле принял в ней участие;
  • Приведите зал в порядок;
  • Поблагодарите всех;
  • Сделайте расчет;
  • Обещай себе, никогда больше этого не делать!


avatar